Schon wieder die Mailbox? Moderner Telefonservice für Kunden läuft anders.

Welcher Unternehmer kennt das nicht: Kaum hat man sein Büro verlassen, arbeitet an einem Auftrag oder ist im Kundengespräch, schon klingelt das Handy und oft genug unterdrückt man den Anruf.

Der Faktencheck: Mailbox-Manie stärkt Wettbewerber

Die Studie „Deutschlands größte Büroumfrage“ von Fittkau & Maaß Consulting belegt, dass sich die Erreichbarkeit eines Unternehmens direkt auf den Umsatz auswirkt. So sprechen 50 % aller Deutschen nicht auf eine Mailbox oder einen Anrufbeantworter und sogar 69 % gaben an, stattdessen lieber die Telefonnummer eines Konkurrenten anzurufen. Ein weiteres Dilemma: Laut 11880 Solutions AG gehen rund ein Drittel aller Anrufe außerhalb der Kernarbeitszeit bei den Firmen ein.

Ständige Erreichbarkeit gehört zum guten Ton

Daher gilt: Ein Anrufer darf nur im äußersten Notfall auf der Mailbox Ihres gewerblichen Telefonanschlusses landen. Auch in turbulenten Zeiten oder wenn Sie unterwegs sind, darf beim Kunden nie der Eindruck entstehen, dass er zum falschen Zeitpunkt anruft. Bedenken Sie, dass auch Ihre Kunden einen vollen Terminkalender haben und daher kaum Zeit finden, Sie mehrmals täglich anzurufen.

Letztendlich ist die Erreichbarkeit während der Geschäftszeit für Kunden ein wichtiges Entscheidungskriterium für die Wahl des Unternehmens.

Ein externer Telefonservice als „heißer Draht“

Dank moderner Telefonanlagen kann ein Unternehmen seine Erreichbarkeit heute sehr schnell verbessern. Seit den 2000er Jahren haben sich immer mehr lokal und deutschland-weit agierende Anbieter darauf spezialisiert, die telefonischen Anfragen von Firmen zu übernehmen. Im Internet findet man diese Anbieter unter Begriffen wie zum Beispiel: Telefonsekretariat, Sekretariatsservice oder Telefonservice.

Welche Aufgaben übernimmt ein Sekretariatsservice?

Die Leistungen eines Sekretariatsservice sind vielfältig. Am häufigsten wird dieser Service genutzt, um Telefonanrufe entgegen zu nehmen, und den Unternehmer über diese Anrufe zu informieren. Einige Sekretariatsservices umfassen aber auch weiterführende Arbeiten:

• Terminvereinbarung
• Akquise
• Bereitstellung einer Geschäftsadresse
• Rechnungs- und Mahnwesen
• Erledigung sämtlicher Schriftwechsel
• Sortierung und Archivierung von Unterlagen
• E-Mail-Service
• Faxservice
• Urlaubsvertretung

Checkliste: 10 Kriterien für die Beauftragung eines professionellen Büroservice!

Sucht man im Internet nach „Sekretariatsservice“ so erscheinen eine Vielzahl von großen und kleinen, lokalen und überregionalen Anbietern. Im ersten Schritt sollten Sie daher, zwei bis drei Anbieter anhand des folgenden Fragenkatalogs überprüfen:

• Wieviel Erfahrung hat der Anbieter?
• Welche Dienstleistungen soll der Service für Sie übernehmen?
• Wünschen Sie eine "Rund-um-die-Uhr"-Erreichbarkeit?
• Wird moderne Technik eingesetzt, z. B. Steuerung über eine Smartphone-App?
• Ist die Weiterleitung der Anrufe schnell aktivierbar?
• Wie lange dauert die Einrichtung?
• Kann der Service flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst werden?
• Hat der Anbieter genügend Personal und wie wird es geschult?
• Wünschen Sie Sekretärinnen, die akzentfreies Hochdeutsch sprechen?
• Erfolgt eine transparente Kostenabrechnung?

Transparente Kostenmodelle

Die meisten Service-Anbieter berechnen neben einer monatlichen Grundgebühr die Anrufkosten je Annahme/Minute und diverse Extra-Gebühren, z. B. für Anrufnotizen per SMS oder für einen 24/7 Service. Außerdem sollten Sie auf die Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen oder Einrichtungsgebühren achten.

Generell empfiehlt es sich, einen Anbieter zu wählen, der Ihnen geringe monatliche Grundgebühren und Gesprächskosten sowie attraktive Inklusiv-Leistungen anbietet, wie eine kostenlose Benachrichtigung per SMS oder keine Bereitstellungskosten am Wochenende.

Fazit: Welche Vorteile bietet ein Sekretariatsservice?

Kurzfristig verschafft ein Sekretariatsservice voll allem Entlastung und eine Erhöhung Ihrer Arbeitseffektivität: Der Arbeitstag ist in klare Arbeits- und Telefonphasen eingeteilt.

Langfristig steigert ein Sekretariatsservice die Kundengewinnungsrate, da die Anrufer sich gut aufgehoben fühlen und nicht mehr das Bedürfnis haben, die Telefonnummer eines Konkurrenten zu wählen. Bestehende Firmenkunden werden zufriedener sein, weil sie ihrem Ansprechpartner nicht mehr hinterher telefonieren müssen. Außerdem kann ein Sekretariatsservice zugleich Betriebskosten sparen, wenn durch seine Nutzung die Bürofläche verkleinert und internes Personal abgebaut werden kann.